Huishoudelijk Reglement (28-11-2008)
Artikel 1
1. Kandidaten voor het lidmaatschap moeten hiervoor een verzoek richten aan het bestuur. Indien naar het oordeel van het bestuur het lidmaatschap niet onmiddellijk kan worden verkregen zullen kandidaten op een wachtlijst worden geplaatst. De afwerking van deze wachtlijst geschiedt naar volgorde van opgave, zowel voor senioren als voor junioren.
2. Afwijkend wat in artikel 1 sub 1. staat kan er bij de junioren wachtlijst van de volgorde worden afgeweken indien er een onwenselijke scheefgroei dreigt te ontstaan in leeftijdscategorieën.
- De jeugdcommissie kan beargumenteerde voorstellen doen aan het bestuur om af te wijken van de volgorde van opgave.
- Als het bestuur vervolgens haar toestemming geeft kunnen deze voorgedragen jeugdleden - met een maximum van 50% van het totaal aantal – versneld worden toegelaten.
3. Ongeacht het in lid 1 gestelde, kan degene die duurzaam partner is van een lid dat reeds twee jaar het lidmaatschap van de vereniging bezit, bij de aanvang van het verenigingsjaar het lidmaatschap verkrijgen door daartoe bij het bestuur een verzoek in te dienen. Voorwaarde hierbij is dat de partner voor de wachtlijst is opgegeven door het lid en deze partner vervolgens minimaal twee jaren op deze wachtlijst heeft gestaan.
Artikel 2
De minimumleeftijd voor juniorleden is gesteld op 6 jaar; deze leeftijd moet bereikt zijn op de 1e (eerste) januari.
Artikel 3
Aan ieder lid wordt een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement uitgereikt.
Artikel 4
1. Ieder lid dient voor 1 januari van ieder jaar volledig aan zijn/haar financiële verplichtingen voor dat jaar (contributie) te hebben voldaan. Bij niet voldoen aan deze verplichtingen voor 1 januari wordt een boete opgelegd van € 2,50. Indien per 1 februari nog niet aan de verplichtingen is voldaan wordt deze boete verhoogd tot € 5,--. Indien per 1 maart nog niet aan de verplichtingen is voldaan kan opzegging namens de vereniging worden gedaan. De schuld aan de vereniging dient te allen tijde voldaan te worden.
2. Afwijkend wat in artikel 4 sub 1. staat kan de betaling ook geschieden door het afgeven van een machtiging aan de vereniging (i.c. aan de penningmeester) tot het incasseren van de contributie, al dan niet in termijnen.
Artikel 5
Het bestuur is verantwoordelijk voor het nakomen van de reglementaire bepalingen en voor de tenuitvoerlegging van genomen besluiten.
Artikel 6
Ieder lid van het bestuur treedt jaarlijks af en kan zich terstond herkiesbaar stellen.
Artikel 7
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdienste. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich ervan heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 14 dagen voor de algemene vergadering.
Artikel 8
Indien een lid van het bestuur tussentijds wil aftreden is hij verplicht van zijn voornemen tenminste 4 weken van te voren aan het bestuur kennis te geven. De waarneming van de opengevallen functie wordt tijdelijk aan een van de andere bestuursleden opgedragen.
Artikel 9
Er wordt jaarlijks tenminste een algemene ledenvergadering gehouden en wel uiterlijk in de maand januari. In de vergadering worden verslagen uitgebracht, wordt de begroting voor het komende jaar vastgesteld en worden die handelingen verricht, welke naar de mening van het bestuur of de ledenvergadering in het belang van de leden/vereniging worden geacht of volgens de statuten noodzakelijk zijn. De oproep tot ledenvergaderingen geschiedt schriftelijk tenminste 14 dagen van te voren, onder bijvoeging van een agenda van de te behandelen punten.
Artikel 10
Een algemene ledenvergadering kan slechts geldige besluiten nemen indien tenminste een tiende van het aantal stemgerechtigde leden, alsmede tenminste de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is.
Artikel 11
In bijzondere gevallen kan een buitengewone algemene ledenvergadering worden bijeengeroepen wanneer het bestuur of tenminste een tiende van de stemgerechtigde leden zulks wenst. Is een dergelijk verzoek van de zijde van de leden schriftelijk gedaan, dan is het bestuur verplicht binnen 4 weken de gevraagde ledenvergadering te laten plaatsvinden en in die oproep tot de vergadering de punten van behandeling te vermelden.
Artikel 12
Het bestuur vergadert zo dikwijls als zij dit nodig of wenselijk acht. Geldige besluiten kunnen slechts worden genomen, indien tenminste de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is. Bestuursbesluiten van algemeen belang worden via het clubblad ter kennis van de leden gebracht.
Artikel 13
Het bestuur stelt jaarlijks, ter goedkeuring aan de jaarvergadering, de leden van de diverse commissies voor. Op de jaarvergadering wordt het werkterrein van de verschillende commissies toegelicht door het bestuur. Zij zullen daartoe met een budget opgenomen worden in de begroting. De commissies zijn verplicht het bestuur te informeren over te nemen activiteiten resp. genomen beslissingen en wel via en in overleg met haar contactpersoon uit het bestuur.
Artikel 14
Het bestuur kan worden bijgestaan door de navolgende commissies:
a. onderhoudscommissie;
b. feestcommissie;
c. kantinecommissie;
d. redactiecommissie;
e. technische commissie;
f. jeugdcommissie;
g. sponsorcommissie;
h. ICT-commissie;
i. Blauwe Terp Toernooi commissie.
ad a. De onderhoudscommissie heeft tot taak het volledig beheer van de terreinaccomodatie met
inbegrip van het onderhoud van het kantinegebouw.
ad b. De feestcommissie heeft tot taak het organiseren van die festiviteiten, welke de band in de
vereniging kunnen verstevigen.
ad c. De kantinecommissie regelt alle zaken die nodig zijn om een goede functionering van de kantine te
waarborgen.
ad d. De redactiecommissie heeft tot taak de verzorging van het clubblad en de verzorging van de
publiciteit in en buiten de vereniging in woord en geschrift.
ad e. De technische commissie schrijft onderlinge wedstrijden uit, stelt de competitieteams samen etc.
ad f. De jeugdcommissie schrijft onderlinge wedstrijden uit voor de jeugd en behartigt zo goed mogelijk
haar belangen. Zaken, de jeugdcompetitie en de clubkampioenschappen betreffende worden
geregeld in overleg met de technische commissie.
ad g. De sponsorcommissie coördineert alle activiteiten die voor en door de vereniging worden gedaan
met betrekking tot het aanwenden van reclamegelden en andersoortige afspraken ter verkrijging
van extra gelden en/of goederen in natura.
ad h. De ICT-commissie coördineert en voert uit alle activiteiten met betrekking tot de automatisering
binnen de vereniging.
ad i. De Blauwe Terp Toernooi commissie heeft tot taak het organiseren van het open bondstoernooi De
Blauwe Terp.
Artikel 15
Commissieleden als genoemd in art. 15 hebben voor 1 jaar zitting en zijn terstond herkiesbaar. Bij niet herkiesbaar stellen van een of meer leden worden bij voorkeur door de commissie zelf kandidaten voorgedragen, in overleg met de contactpersoon uit het bestuur. In het geval hierin door de commissie niet wordt voorzien treedt de procedure genoemd in art. 8 in werking.
Artikel 16
Het bestuur blijft voor de beslissingen van de commissies verantwoordelijk.
Artikel 17
De verantwoording en de activiteiten worden in onderling overleg tussen de commissies en het bestuur in een apart reglement geregeld.
Artikel 18
Voor alle commissies geldt, dat zij minimaal uit drie leden bestaan.
Artikel 19
Indien de meerderheid van de leden op de jaarvergadering niet akkoord kan gaan met de voorgestelde leden in de commissies genoemd in art. 15 dan worden er op deze vergadering een of twee andere leden gekozen of vindt aanvulling plaats.
Artikel 20
Bij tussentijdse wijzigingen in de samenstelling van de diverse commissies is het bestuur verplicht deze wijzigingen schriftelijk mede te delen aan de leden. De wijzigingen behoeven achteraf wel goedkeuring van de jaarvergadering.
Artikel 21
Het bestuur is verplicht elk jaar het financiële beleid van het afgelopen verenigingsjaar te laten controleren door een kascommissie.Deze kascommissie dient samengesteld te worden op de jaarvergadering en te bestaan uit minimaal twee seniorleden met 1 extra seniorlid als reserve. Op de jaarvergadering brengt de kascommissie verslag uit van haar controle en treedt één commissielid af, waarna een nieuw commissielid wordt gekozen. Een seniorlid kan niet langer dan 2x achter elkaar zitting hebben in de kascommissie.
Artikel 22
Het bestuur is aan de algemene ledenvergadering verantwoording schuldig voor haar daden.
Artikel 23
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur, technische- en/of onderhoudscommissie. Tijdens het spelen is tenniskleding verplicht.
Artikel 24
De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan het secretariaat door te geven.
Artikel 25
De agenda van de algemene ledenvergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen voor de verzending van de convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij het secretariaat is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 26
Alle op de agenda van de vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld.
Artikel 27
Schade aan de vereniging of een harer bezittingen of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Artikel 28
Het bedrag als bedoeld in art. 10 lid 4 onder sub c van de statuten wordt gesteld op € 2.500,--.
Artikel 29
Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. namen en adressen van de in art. 4 van de statuten bedoelde personen;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging.
Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Van de onder a bedoelde administratie moet aan ieder lid, dat daarom verzoekt, inzage worden verstrekt.
Artikel 30
Een lid met introducé:
• kan alleen overdag (tot 18.00 uur) gebruik maken van een van de banen;
• kan geen leden van de baan sturen, ook niet door middel van het afhangsysteem;
• dient voor het betreden van de baan, zijn naam en die van de introducé, inclusief de datum, op de
introducélijst te vermelden;
• de kosten per introducé per bezoek zullen door het bestuur jaarlijks worden vastgesteld;
• de kosten zullen jaarlijks gelijk met de contributie met het betreffende lid worden verrekend.
Bij het niet naleven van de voornoemde regels, kan onmiddellijke schorsing van het betreffende lid volgen en kan vervolgens een voorstel tot ontzegging van het lidmaatschap gedaan worden.
Artikel 31
1. Ieder seniorlid, behoudens de door het bestuur vrijgestelde seniorleden, zijn verplicht om bij toerbeurt kantinediensten te draaien.
2. Bij verzuim zal de kantine tijdens het betreffende dagdeel gesloten blijven en zullen onderstaande sancties worden opgelegd tegen het betreffende lid:
• Stap 1: Indien een lid van TVA de oproep tot het doen van bardienst negeert, d.w.z. niet zelf de bardienst doet of niet zorgt voor vervanging, krijgt hij/zij een schriftelijke officiële waarschuwing van het bestuur.
• Stap 2: Bij nogmaals negeren van de oproep volgt een schorsing van drie maanden, d.w.z. drie maanden geen gebruik kunnen maken van de baanfaciliteiten van TVA, zonder restitutie van contributie.
• Stap 3: Op een derde keer negeren van de oproep tot het doen van bardienst volgt royement.
• Indien het TVA lid een opgelegde sanctie ongegrond vindt kan hij/zij schriftelijk bezwaar
aantekenen bij het bestuur.
• Voor stap 1 en 2 geldt dat na twee jaar de opgelegde sanctie vervalt, dat wil zeggen dat wanneer
binnen twee jaar na het opleggen van de sanctie de oproep tot bardienst niet opnieuw wordt
genegeerd voorgaande notificaties komen te vervallen.
Artikel 32
Tijdens jeugdtoernooien mogen voor 16.00 uur geen alcoholische dranken worden verstrekt.
Artikel 33
Aan leden, die de leeftijd van 16 jaar nog niet hebben bereikt zal geen alcoholische drank worden verstrekt en geldt een verbod op het nuttigen ervan.
Artikel 34
Van competitiespelers kan een bijdrage in de competitiekosten worden verlangd.
Artikel 35
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Artikel 36
1. Een ieder, niet zijnde lid, kan donateur van de vereniging worden. Hiertoe dient een verklaring aan het bestuur te worden gericht.
2. Aan het donateurschap zijn geen rechten verbonden zoals deze voortvloeien uit het lidmaatschap, zoals omschreven in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Wel heeft de donateur recht op ontvangst van het clubblad.
3. De bijdrage van het donateurschap zal jaarlijks door het bestuur worden vastgesteld
Aldus vastgesteld op de algemene jaarvergadering gehouden op 28 november 2008 te Assendelft.